Czy warto prowadzić teczkę pracowniczą elektronicznie?

Następują zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji spraw pracowniczych. Pozwalają one na likwidację dokumentacji w formie papierowej na rzecz dokumentów generowanych komputerowo. Zmiany obowiązują już od 1 stycznia 2019. Wiele firm może zdecydować się na prowadzenie elektronicznych teczek pracowniczych. Czy warto?

Bezpieczeństwo danych dotyczących spraw pracowniczych

Dokumentacja w formie elektronicznej jest lepiej zabezpieczona od tradycyjnych akt osobowych. Bezpieczeństwo dotyczy zarówno miejsca przechowywania plików na chronionych serwerach, jak i zabezpieczenia przed utratą danych. Nie ma potrzeby fizycznego przenoszenia dokumentów, więc likwidowana jest możliwość wglądu do ich zawartości przez osoby postronne. Głównym założeniem takiej elektronicznej obsługi dokumentacji kadrowej jest dostęp i tworzenie jej przez osoby posiadające określone uprawnienia. Programy obsługujące elektroniczną dokumentację pracowniczą mają zróżnicowane grupy odbiorców i posiadają opcję nadawania poszczególnym użytkownikom różnego zakresu uprawnień w zakresie wglądu i edycji danych zawartych w teczkach.

Wygodny dostęp do danych zawartych w elektronicznych teczkach pracowników

Coraz częściej firmy zlecają część swoich obowiązków związanych z obsługą kadrowo-płacową firmom zewnętrznym. Mogą być to usługi firm doradczych lub zewnętrznego biura rachunkowego. Biuro takie przejmuje część zadań kadrowych i naliczanie świadczeń związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Taka rozbudowana struktura połączeń organizacyjnych wymaga narzędzi służących do podglądu i edycji dokumentów w formule swobodnego dostępu. Dostęp mobilny realizowany jest przy pomocy serwerów komputerowych przechowujących elektroniczne teczki pracowników. Można w dowolnym miejscu sprawdzić potrzebne w danym momencie dokument kadrowe i szybciej reagować na pojawiające się w firmie działania lub obsługę spraw organizacyjnych. Tworzenie zewnętrznych serwerów internetowych ułatwia bezpieczny dostęp do dokumentacji personalnej pracowników.

Szybka wymiana dokumentacji osobowej pomiędzy parterami takimi jak zewnętrzne biuro księgowe

Samo generowanie dokumentów personalnych to tylko początek działań kadrowych. Elektroniczna teczka pracownicza składa się z trzech części opisujących różne okresy pracy osoby zatrudnionej w danej firmie. Zawiera ona również bieżące zaświadczenia o zarobkach i rozliczeniach płacowych. Aby można było szybko tworzyć takie dokumenty okresowe, biuro musi być na bieżąco informowane o wymiarze pracy osób zatrudnionych. Jakiekolwiek zmiany lub nowe wpisy w dokumentach są widoczne w czasie rzeczywistym dla firmy i ich partnerów zewnętrznych wspierających proces obsługi kadrowej. Zmniejsza to ilość popełnianych błędów oraz przyspiesza tempo generowania cyklicznych zaświadczeń i raportów.

Zmiany w kosztach obsługi kadr po zastosowaniu elektronicznych teczek pracowniczych

Tworzenie całej dokumentacji w formie elektronicznej może wpływać na poziom kosztów, jakie do tej pory generował dział zajmujący się sprawami pracowniczymi. Zlikwidowanie kosztów druku i papierowych nośników to znacząca oszczędność pieniędzy. Do tego dochodzi mniejsze zużycie sprzętu biurowego takiego jak drukarki. Oszczędności powstają również w działaniach archiwizacyjnych, ponieważ wystarczy tylko zeskanować oryginalne dokumenty i przechowywać ich elektroniczne odpowiedniki. W tym wypadku serwer internetowy ułatwia dostęp dla wszystkich uprawnionych pracowników i partnerów bez konieczności wysyłania dokumentów pocztą lub kurierem. Do zalet należy zaliczyć również większą wydajność pracy z taką formą dokumentów. Szybkie przeszukiwanie ich treści, lokalizowanie i edytowanie to lepsze wykorzystanie czasu pracy osób wyznaczonych do tych zadań.
Wiele zalet elektronicznych teczek pracowniczych zachęca pracodawców do wyboru tej formy przechowywania informacji o osobach zatrudnionych w firmach. Można dzięki nim pracować efektywnie i szybciej kontaktować się z podmiotami zewnętrznymi obsługującymi księgowość i kadry.